La Knowledge Base è il cuore del tuo assistente Grip AI. È la fonte di tutte le informazioni che l’assistente utilizzerà per rispondere alle domande dei chiamanti. Una knowledge base ben strutturata è la chiave per risposte accurate e conversazioni di qualità.
Importante: L’assistente risponde solo basandosi sulle informazioni presenti nella knowledge base. Non inventa risposte o utilizza conoscenze generali.
La Knowledge Base è un insieme di documenti, informazioni e dati che “insegnano” all’assistente AI tutto ciò che deve sapere sulla tua azienda, prodotti e servizi.
Consiglio Pro: I file TXT sono ideali per FAQ strutturate. Usa un formato semplice come:
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Q: Quali sono i vostri orari?A: Siamo aperti dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 18:00.Q: Come posso contattarvi?A: Puoi chiamarci al numero 02 1234567 o scriverci a [email protected]
Inserisci la domanda esattamente come potrebbe farla un cliente
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Esempio: "Quanto tempo ci vuole per ricevere il prodotto?"
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Scrivi Risposta
Fornisci una risposta completa e accurata
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Esempio: "La spedizione standard richiede 3-5 giorni lavorativi. Offriamo anche spedizione express in 24-48 ore con un supplemento di €5. Il tracking viene inviato via email appena il pacco parte."
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Salva
Clicca “Salva Q&A”
Quando Usare Q&A Personalizzate
Ideale per:
✅ Informazioni critiche che devono essere precise al 100%
✅ Risposte a domande molto frequenti
✅ Informazioni non presenti in altri documenti
✅ Override di informazioni generiche
✅ Casi edge o situazioni specifiche
Esempio Pratico:
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Q: Offrite sconti per ordini superiori a 1000€?A: Sì! Per ordini superiori a 1000€ applichiamo automaticamente uno sconto del 10%. Per ordini superiori a 5000€, contatta il nostro reparto vendite per offerte personalizzate al numero 02 1234567 interno 3.
Come Scrivere Q&A Efficaci
Domande:
Scrivi come parlerebbero i clienti reali
Includi varianti della stessa domanda
Usa linguaggio naturale
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✅ BUONO:Q: Quanto costa la spedizione?Q: C'è un costo per la consegna?Q: Devo pagare per ricevere il pacco?❌ CATTIVO:Q: Informazioni spedizioneQ: Costo delivery
Risposte:
Sii specifico e completo
Usa numeri e dati concreti
Fornisci alternative quando possibile
Indica prossimi passi
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✅ BUONO:A: La spedizione standard costa €4.90 e richiede 3-5 giorni lavorativi. È gratuita per ordini superiori a €50. Offriamo anche spedizione express a €9.90 con consegna in 24-48 ore.❌ CATTIVO:A: La spedizione ha un costo variabile.
Priorità Q&A
Le Q&A personalizzate hanno priorità massima sulle altre fonti.Come Funziona:
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1. Cliente fa domanda2. AI cerca prima nelle Q&A personalizzate3. Se trova match → usa quella risposta4. Se non trova → cerca nei documenti
Usa Questo per:
Sovrascrivere informazioni generiche
Garantire risposte precise su temi critici
Aggiornamenti temporanei (es. “Durante le feste…”)
Troppi Q&A (>100) possono rallentare le risposte. Usa con moderazione.
# FAQ - DOMANDE GENERALIQ: Quali sono i vostri orari di apertura?A: Siamo aperti dal lunedì al venerdì dalle 9:00 alle 18:00 e il sabato dalle 9:00 alle 13:00. Domenica chiusi.Q: Dove siete situati?A: La nostra sede principale è in [Indirizzo completo]. Abbiamo anche una filiale a [Altra città].Q: Come posso contattarvi?A: Puoi chiamarci al [numero], inviarci una email a [email], o compilare il form sul nostro sito [url].Q: Offrite consulenze gratuite?A: Sì, la prima consulenza è gratuita e senza impegno. Prenota chiamando il [numero] o tramite il sito.
Template FAQ - Ordini
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# FAQ - ORDINI E SPEDIZIONIQ: Come posso effettuare un ordine?A: Puoi ordinare online su [sito], per telefono al [numero], o via email a [email]. Accettiamo tutti i metodi di pagamento.Q: Quali metodi di pagamento accettate?A: Accettiamo carte di credito/debito (Visa, Mastercard, American Express), PayPal, bonifico bancario e contrassegno.Q: Quanto tempo ci vuole per la spedizione?A: Spedizione standard: 3-5 giorni lavorativi (€4.90)Spedizione express: 24-48 ore (€9.90)Spedizione gratuita per ordini superiori a €50.Q: Posso tracciare il mio ordine?A: Sì, riceverai un codice di tracking via email appena il pacco parte. Puoi tracciarlo su [link].Q: Cosa devo fare se il pacco non arriva?A: Contattaci entro 48 ore dalla data di consegna prevista. Verificheremo con il corriere e risolveremo il problema.
Template FAQ - Supporto
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# FAQ - SUPPORTO E ASSISTENZAQ: Ho un problema con il prodotto, cosa faccio?A: Contatta il nostro supporto tecnico al [numero] o scrivi a [email]. Siamo disponibili lun-ven 9-18.Q: Il prodotto è in garanzia?A: Sì, tutti i nostri prodotti hanno garanzia di [X anni]. Per maggiori dettagli consulta [link certificato garanzia].Q: Posso restituire un prodotto?A: Sì, hai [X giorni] per restituire il prodotto se non sei soddisfatto. Deve essere in condizioni originali con imballo integro. Per info: [link politica resi].Q: Come richiedo assistenza tecnica?A: Apri un ticket su [link] o chiama [numero]. Tempo medio di risposta: [X ore] per urgenze, [Y ore] per richieste standard.
# POLITICHE AZIENDALI## Politica Resi e Rimborsi[Dettagli completi su come funzionano resi e rimborsi]## Politica Privacy[Riassunto di come gestite i dati, link a privacy policy completa]## Termini e Condizioni[Punti salienti, link a T&C completi]## Politica Spedizioni[Dettagli su costi, tempi, corrieri utilizzati]## Politica Cancellazioni[Come cancellare ordini, appuntamenti, servizi]
# PROCEDURE INTERNE## Gestione Reclami1. Raccogliere tutti i dettagli2. Registrare ticket sistema [sistema]3. Risposta entro [X ore]4. Follow-up se necessario## EscalationQuando trasferire a un umano:- Richieste complesse non gestibili- Cliente molto insoddisfatto- Problemi tecnici oltre le competenze- Decisioni che richiedono autorizzazioneNumeri trasferimento:- Supporto: [numero/interno]- Vendite: [numero/interno]- Manager: [numero/interno]## Situazioni di Emergenza[Come gestire emergenze o situazioni critiche]
I nostri prodotti sono di alta qualità e offriamo un servizio eccellente. Abbiamo varie opzioni disponibili e i prezzi sono competitivi. Contattaci per maggiori informazioni.
Problemi:
Troppo vago
Nessun dato concreto
Non risponde a domande specifiche
Richiede follow-up
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PRODOTTO: Consulenza SEOCosa include:- Audit completo del sito (50+ punti controllo)- Analisi keyword (20 keyword target)- Piano d'azione prioritizzato- Report dettagliato PDFDurata: 2-3 settimanePrezzo: €590 (IVA esclusa)Risultati attesi:- Miglioramento visibilità Google- Aumento traffico organico 20-40% in 3 mesi- Identificazione opportunità quick-winsPer prenotare:- Chiama 02 1234567- Email a [email protected]- Prenota online su www.azienda.it/prenota
# Livello 1 - Argomento Principale## Livello 2 - Sottosezione### Livello 3 - DettaglioEsempio:# Servizi## Consulenza### Consulenza Marketing#### Cosa Include
Aiuta l’AI a capire la struttura e trovare informazioni velocemente.
Usa Elenchi
Per Sequenze:
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Come prenotare:1. Scegli il servizio2. Seleziona data e ora3. Compila il form4. Conferma via email
Usa la funzione “Test Knowledge Base” in dashboard:
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1. Vai su Knowledge Base > Test2. Inserisci lista domande3. Sistema testa automaticamente4. Ricevi report con: - Domande gestite correttamente - Domande con risposta parziale - Domande senza risposta - Confidence score per ciascuna
"Offriamo servizi di alta qualità a prezzi competitivi""I nostri prodotti sono i migliori sul mercato"
✅ Soluzione:
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"Servizio Consulenza SEO: €590, include audit 50+ punti, analisi 20 keyword, piano azione, report PDF. Durata: 2-3 settimane. Risultati: +20-40% traffico in 3 mesi."
2. Informazioni Contraddittorie
❌ Problema:
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Documento 1: "Spedizione gratuita oltre €50"Documento 2: "Spedizione gratuita oltre €30"FAQ: "La spedizione costa sempre €4.90"
Effetto: L’AI si confonde e fornisce risposte incoerenti✅ Soluzione:
Usa una sola fonte per ogni tipo di informazione
Rimuovi documenti obsoleti
Verifica coerenza prima di caricare
3. Troppo Tecnico o Troppo Vago
❌ Troppo Tecnico:
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"Il processo di deployement del nostro software B2B SaaS utilizza architettura microservizi containerizzata con orchestrazione Kubernetes e CI/CD pipeline su AWS ECS..."
❌ Troppo Vago:
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"Installiamo il software e lo configuriamo per te"
✅ Bilanciato:
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"Installazione Professional Include:1. Setup server (cloud o on-premise)2. Configurazione personalizzata3. Migrazione dati esistenti4. Test e verifica funzionalità5. Training team (4 ore)Durata: 3-5 giorni lavorativiPrezzo: €1.200 una tantumInclude: 30 giorni supporto post-installazione"
4. Informazioni Obsolete
❌ Problema:
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"Durante COVID-19 siamo aperti solo su appuntamento""Promozione Black Friday: -30% su tutto""Listino prezzi 2023"
# [NOME AZIENDA] - KNOWLEDGE BASE## INFORMAZIONI AZIENDA### IdentitàNome: [Nome Azienda S.r.l.]Settore: [Servizi professionali / Consulenza / etc]Fondazione: [Anno]Sede legale: [Indirizzo completo]P.IVA: [numero]### ContattiTelefono: [+39 XX XXXX XXXX]Email: [[email protected]]Sito web: [www.azienda.it]PEC: [[email protected]]### OrariLunedì - Venerdì: 9:00 - 13:00 / 14:00 - 18:00Sabato: Su appuntamentoDomenica e festivi: ChiusoPeriodo estivo (luglio-agosto): Lun-Ven 9:00 - 13:00### Chi Siamo[Descrizione dell'azienda: cosa fate, per chi, da quanto tempo, team size, valori, mission. Max 200 parole]---## SERVIZI### Servizio 1: [Nome Servizio]**Descrizione:**[Cosa include, come funziona, per chi è ideale]**Include:**- [Elemento 1]- [Elemento 2]- [Elemento 3]**Durata:** [X settimane/mesi]**Prezzo:**- Base: €XXX- Opzione Premium: €XXX (include [extra])**Come Prenotare:**1. Chiamare il [numero]2. Email a [email]3. Form su [URL]**Cosa Portare:**- [Documento/Info necessaria 1]- [Documento/Info necessaria 2]---### Servizio 2: [Nome Servizio][Ripeti struttura sopra]---## FAQ### Domande Generali**Q: Quali sono i vostri orari?**A: Siamo aperti dal lunedì al venerdì dalle 9:00 alle 18:00 (pausa pranzo 13-14). Il sabato su appuntamento.**Q: Dove siete situati?**A: La nostra sede è in [Indirizzo]. Facilmente raggiungibile con [mezzi pubblici/parcheggio].**Q: Offrite la prima consulenza gratuita?**A: [Sì/No e dettagli]### Domande su Prenotazioni**Q: Come posso prenotare un appuntamento?**A: Puoi prenotare in 3 modi:1. Chiamando il [numero]2. Inviando email a [email]3. Compilando il form su [URL]Ti confermeremo l'appuntamento entro 24 ore.**Q: Posso spostare/cancellare un appuntamento?**A: Sì, avvisaci con almeno 24 ore di anticipo chiamando [numero] o scrivendo a [email]. Senza preavviso dovremo addebitare [% o importo].**Q: Cosa succede se sono in ritardo?**A: Avvisaci appena possibile. Se il ritardo è superiore a 15 minuti potremmo dover riprogrammare.### Domande su Pagamenti**Q: Quali metodi di pagamento accettate?**A: Accettiamo:- Bonifico bancario- Carta di credito/debito- Contanti (fino a €XX per legge)- PayPal**Q: Quando devo pagare?**A: [Al momento della prenotazione / Dopo il servizio / 50% anticipo 50% a completamento]**Q: Emettete fattura?**A: Sì, emettiamo regolare fattura elettronica. Comunicaci P.IVA e dati al momento della prenotazione.---## POLITICHE### Cancellazioni[Dettagli politica cancellazioni]### Privacy[Riassunto: come vengono gestiti i dati dei clienti]Policy completa: [URL]### ReclamiPer reclami o segnalazioni:- Email: [email reclami]- Tel: [numero]Risposta garantita entro 48 ore lavorative.---## PROCEDURE INTERNE### Quando Trasferire a Operatore Umano- Richieste molto complesse o fuori standard- Cliente molto insoddisfatto o arrabbiato- Situazioni che richiedono autorizzazione speciale- Emergenze### Numeri Trasferimento- Segreteria: [numero] int. [X]- Responsabile: [numero] int. [X]- Emergenze: [numero mobile]### Casi Speciali[Istruzioni per situazioni particolari specifiche del tuo business]---ULTIMO AGGIORNAMENTO: [Data]VERSIONE: [1.0]
Pro Tip: La knowledge base è un organismo vivo. Programma una revisione settimanale dei transcript per identificare domande ricorrenti e aggiornare la KB di conseguenza.
